Raus aus dem Zeitstress - mit cleverem Zeitmanagement

Wenn ein Arbeitstag einfach nicht reicht, um alles abzuarbeiten, ist oft schlechtes Zeitmanagement schuld.

Das Telefon klingelt, zehn Minuten bevor das Meeting anfängt. Dabei waren die letzten Minuten doch dafür gedacht, die wichtige Präsentation fertig zu stellen.
Ein gestresstes Telefonat und eine misslungene Präsentation sind das Ergebnis.

Wem so etwas öfter passiert, für den könnte Zeitmanagement interessant sein. Unsere Zeit ist ein wertvolles Gut. Umso wichtiger, dass wir bewusst mit ihr umgehen und sie managen.

Wenn man bei google den Begriff Zeitmanagement eingibt, erhält man über 2,2 Millionen Treffer, bei Amazon liefert der Begriff ca. 1.700 Ergebnisse.
Der Bedarf scheint riesig zu sein.

Was sind die Gründe für den Stress mit zu wenig Zeit?
Ständige Erreichbarkeit, oft auch nach Feierabend und im Urlaub, führt bei vielen Berufstätigen zu unklarer Prioritätensetzung. Weil es so viele Kommunikationswege gibt, fällt es vielen schwer zu unterscheiden, was relevant ist und was nicht.

Schlechte Planung, chaotische Arbeitsweise und Vergesslichkeit sind ebenso Gründe für Zeitmangel.

Strukturen sind für viele der richtige Weg und helfen Arbeitsabläufe zu organisieren, diese effizienter zu gestalten und dadurch wichtige Zeit zu gewinnen, die sinnvoll verwendet letztlich zu mehr Arbeitsleistung oder - wenn möglich - zu mehr Freizeit führt.
10 Minuten Planung morgens bringt locker 1 Stunde Zeitgewinn.

Ein einfaches Mittel, die Arbeit zu strukturieren, sind To-Do-Listen. Doch viele machen davon keinen Gebrauch. Andere wiederum fehlt selbst dafür die Zeit.

Was können Sie tun?
Nachfolgende allgemeine Tipps helfen Ihre Zeit besser zu nutzen

Zeitfallen eliminieren
Viele fragen sich am Ende eines Tages: "Wo ist nur die Zeit geblieben?" Es bleibt das schale Gefühl, einem Zeitdieb zum Opfer gefallen zu sein – oder die kostbare Zeit selbst vergeudet zu haben.

In einer Zeitfalle versickert Ihre Zeit, ohne dass Sie es wollen. Zu lange Besprechungen, zu viel Unvorhergesehenes, zu viel Smalltalk zwischendurch und zu vieles, was Sie immer wieder von Neuem anfassen, ohne es fertig zu stellen - all das kann eine Zeitfalle sein.

Ablenkung
Ob durch einen unangemeldeten Besuch, Anrufe oder Kollegen, die gerade jetzt eine private Angelegenheit zum Besten geben: Wer sich ablenken lässt, scheitert möglicherweise an der rechtzeitigen Erledigung seiner Aufgabe.
Darum: Lehnen Sie es entschlossen ab, sich unterbrechen zu lassen. Das muss auch nicht unfreundlich wirken. Sagen Sie doch: "Können wir das später besprechen?" oder: "Ich rufe zurück, denn ich bin gerade sehr beschäftigt." Das versteht jeder.
Wenn sich eine Ablenkung nicht vermeiden lässt, kehren Sie anschließend wieder zu Ihrer vorherigen Tätigkeit zurück.

 
Aufschieben
Briefe, E-Mails, Faxe: Entscheiden Sie gleich, was damit zu tun ist, und lassen Sie gar nicht erst den großen Papierberg mit ungeregelten Vorgängen anwachsen. Schieben Sie auch große und zeitintensive Aufgaben nicht vor sich her, sondern beginnen Sie zügig mit der Erledigung.
Die Grundregel heißt: Wichtiges zuerst. Und die zweite: Planen Sie Ihre Arbeit, am besten schriftlich, und halten Sie sich daran.

 
Schlechte Organisation
Wer schlecht organisiert ist, viel Zeit damit verbringt, verlegte Gegenstände oder Unterlagen zu suchen, keine Ordnung hält und vor Arbeitsbeginn zunächst das Chaos ordnen muss, hat schon unnötig sehr viel Zeit verloren.
Schlecht organisiert ist auch, wer keine Prioritäten setzt oder sich mit Aufgaben überfrachtet durch die eigene Unfähigkeit, auch einmal "Nein" zu sagen.

Perfektionismus
Sie feilen ewig an Details und stellen hohe Ansprüche an sich, selbst bei Routinetätigkeiten (Mail schreiben, bügeln, Abendessen mit Freunden planen).

Setzen Sie sich zu Beginn jeder Tätigkeit ein Zeitlimit: In einer halben Stunde will ich mit dem Bügelberg fertig sein.
Sie schaffen es nicht, sich an Ihre eigenen Zeitvorgaben zu halten? Fragen Sie sich: „Was würde passieren, wenn ... (... in der Mail noch Tippfehler wären; ... ein Hemd Falten hätte)?“

So lernen Sie, wo Sie ohne Probleme Abstriche machen könnten und wo Ihr Perfektionismus wichtig ist.  


Nützlich und einfach umzusetzen sind folgende 4 Zeitmanagement-Methoden

1. Eisenhower -Methode (auch Eisenhower-Matrix)

Das Grundprinzip ist einfach. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden:

1.  dringend und wichtig
2.  dringend, aber nicht wichtig
3.  wichtig, aber nicht dringend
4.  weder wichtig noch dringend

Die Aufgaben aus dem ersten Bereich sollten sofort erledigt werden.

Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können delegiert werden, die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sollten exakt terminiert und dann selbst erledigt werden.

Die angenehmste der vier Gruppen ist wohl die letzte: Denn alles, was dort hineingehört, kann weg.

Hier besteht die Schwierigkeit, die Aufgaben einzuteilen. Das erfordert Disziplin und Übung.

Es geht darum, sich bewusst zu machen was ansteht und was vielleicht jemand anderes übernehmen oder was warten kann.

Zeitmanagement soll auch nicht mehr Arbeit machen als die Arbeit selbst.

Die Eisenhower-Methode hat den Vorteil, dass bei einer knappen Ressource Zeit Aufgaben nach Priorität abgearbeitet werden. Die Einteilung der Aufgaben erfolgt dabei in erster Linie nach dem Kriterium Wichtigkeit.
In der Praxis zeigt sich aber immer wieder, dass wirklich wichtige Aufgaben selten dringend sind und dringende Aufgaben häufig nicht wichtig.
Wenn Sie selbstständig sind und nichts delegieren können, dann vereinfachen Sie die Matrix um eine Dimension.

2. GTD - Getting Things Done

Diese Methode besagt, dass alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden.

Sehr wichtige Aufgaben, die in sehr kurzer Zeit abgearbeitet werden können – wie die Beantwortung einer kurzen Mail – sollten sofort erledigt werden.
Dann ist mehr Zeit für die auch wichtigen Dinge, die viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne dass am Ende der wichtige Kleinkram vergessen wird.


3. Not-To-Do-Liste

Verblüffend simpel, aber äußerst hilfreich kann die Liste der Dinge sein, mit denen man heute auf keinen Fall seine Zeit verplempern sollte.
Beispiele sind das ständige Checken seiner sozialen Netzwerke oder seiner privaten Mails. Wenn man sich das notiert, sind wesentliche Zeitdiebe schon mal ausgeschaltet.


4. ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine einfache Methode des Zeitmanagements, die bei konsequenter Umsetzung den Tagesablauf sehr gut strukturiert. Die Planung des Tagesablaufes soll dabei 10 bis 15 Minuten nicht überschreiten.

Aufgaben und Termine aufschreiben

Länge schätzen

Pufferzeiten festlegen

Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen

Nachkontrolle


Aufgaben notieren
Der erste Schritt ist die Erstellung einer To-do-Liste bzw. die Verwendung eines Terminplaners oder Terminkalenders. Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten.
Wichtig dabei sind die Art der Tätigkeit, der Ort, wo Sie die Tätigkeit ausführen möchten und wann Sie die Aufgabe beginnen möchten. Unerledigtes sollte ebenfalls in die Liste mit aufgenommen werden.

Länge schätzen
In der Theorie eigentlich ganz einfach. In der Praxis immer wieder eines der größten Probleme: das Abschätzen der Zeit, die Sie für eine Aufgabe benötigen. Sie müssen lernen, den Arbeitsaufwand für eine Tätigkeit richtig einzuschätzen.
Setzen Sie sich für jede Tätigkeit ein Zeitlimit. Lernpsychologen wissen schon lange, dass Menschen konzentrierter und schneller arbeiten, wenn sie eine Aufgabe innerhalb einer vorgegeben Zeit erledigen müssen.


Pufferzeiten einplanen
Im wirklichen Leben passieren ständig Dinge, die so nicht geplant waren oder nicht vorherzusehen waren. Außerdem passiert es oft, dass Sie den Zeitaufwand für eine Arbeit falsch einschätzen.
Um Ihr geplantes Tagespensum nicht zu gefährden, müssen Sie deshalb Pufferzeiten einplanen. Pufferzeiten helfen Ihnen außerdem, Stress zu vermeiden und führen zu mehr Gelassenheit.

Bei der Planung Ihres Tagespensums sollten Sie sich an folgende Aufteilung halten:

• Zweidrittel der Zeit für konkrete Aufgaben reservieren
• Eindrittel der Zeit als Pufferzeit festlegen

Es kann immer wieder mal vorkommen, dass selbst der Zeitpuffer nicht reicht, um eine Aufgabe zu Ende zu führen. Berücksichtigen Sie deshalb Ihre Leistungskurve.
Aufgaben, die viel Kopfarbeit verlangen, sind am besten zwischen 8.30 Uhr bis 11.00 Uhr und 18.30 bis 21.00 Uhr zu bewältigen.


Entscheidungen treffen
Bei der Erstellung der To-do-Liste werden Sie feststellen, dass die eingetragenen Aufgaben an einem Tag nicht alle zu bewältigen sind. Sie müssen Entscheidungen treffen: was ist für Sie wichtig, was ist weniger wichtig, was müssen Sie selbst erledigen, was können Sie an Andere delegieren.
Setzen Sie Prioritäten. Gehen Sie dabei nach der Eisenhower-Methode vor.


Nachkontrolle
Die Nachkontrolle hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf immer besser zu organisieren. Beim erstmaligen Anwenden der ALPEN-Methode werden Sie feststellen, dass das Ganze noch nicht reibungslos funktioniert.
Überlegen Sie sich, ob Sie die Pufferzeiten ausreichend lang gewählt haben, überprüfen Sie, ob Sie die Prioritäten richtig gesetzt haben und vor allem, hören Sie auf Ihr Bauchgefühl.
Haben Sie das Tagespensum ohne Stress geschafft und haben Sie am Abend ein gutes Gefühl? Wenn ja, haben Sie alles richtig gemacht, wenn nein, müssen Sie Ihre Planung noch verfeinern.
 

Die genannten Methoden sollten je nach Typ und Tagesform individuell angewendet werden.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen und umsetzen, dann werden Sie schnell feststellen, dass Ihr Tag mit weniger Stress abläuft und Sie mehr Zeit zur Verfügung haben - nutzen Sie diese sinnvoll.

Am besten mit Sport, denn der ist gesund und baut Stress ab.